Dall’amministrazione del personale alla conoscenza delle persone

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STRUMENTI A SUPPORTO DELLA DIREZIONE DEL PERSONALE

di Viola Manfredini

Oggi più che mai è fondamentale per le imprese che le persone si esprimano al massimo per portare i risultati attesi. Le aziende che conoscono bene chi lavora al proprio interno sanno esattamente quale collocazione assegnare ad ognuno per lavorare e produrre al meglio. Quando le persone non si esprimono ai massimi livelli, le aziende sperimentano grossi problemi a livello competitivo sul mercato nazionale e internazionale. È fondamentale dunque conoscere la persona per decidere quali mansioni affidarle: che competenze e potenziale ha? In quali aree potrebbe –con un’opportuna formazione– esprimere al massimo le sue capacità?

 

Davide Fabbreschi
Davide Fabbreschi
Responsabile commerciale
Area Centro-Sud
Gruppo Fis-Antex

“Mai come oggi la conoscenza delle proprie risorse risulta essere il patrimonio fondamentale e strategico per la vita e il successo dell’impresa. Le aziende non possono prescindere da un’attenta capacità di gestione delle persone e, insieme, da un’oculata gestione della conoscenza. Non può infatti esistere management senza un’approfondita conoscenza del proprio capitale umano. Si tratta dunque di due aspetti simbiotici e imprescindibili l’uno dall’altro. Il termine management deriva dall’espressione latina ‘manu agere’, ‘condurre con la mano’; questo termine ha assunto nel tempo l’accezione anglosassone d’uso comune legata al processo di guida della gestione aziendale verso il perseguimento degli obiettivi preposti, attraverso l’assunzione di decisioni sull’impiego delle risorse disponibili e, in particolare, delle risorse umane. Recenti studi vedono le direzioni aziendali concordi sul fatto che il successo o l’insuccesso di un’impresa si scommette intorno alla capacità di attrarre e trattenere i talenti, di saperli motivare e stimolare, di saper assecondare le loro attitudini, nel rispetto dell’organizzazione, della cultura e dei valori aziendali condivisi. Nell’era della globalizzazione, quello che distingue un’azienda da un’altra non è più solo il prodotto, ma il modo in cui questo è pensato, realizzato, presentato e venduto grazie al fondamentale contributo di collaboratori motivati e pieni di energia, in grado di promuovere beni e servizi orientati all’eccellenza, e di condurre i clienti a preferire la propria impresa piuttosto che un’altra; dunque la persona si pone al centro dell’intero processo di business. Tutte le aziende, dunque, di qualsiasi dimensione esse siano, hanno un estremo bisogno di conoscere le persone che lavorano al loro interno. Nelle aziende più piccole l’amministratore, l’imprenditore, il direttore conoscono personalmente le persone, con i loro pregi e difetti, conoscenze e competenze. In base a questa conoscenza personale, il management decide come impiegarle e come fare in modo che possano dare il massimo all’interno dell’azienda. Ma più cresce il numero di dipendenti, più diventa difficile conoscere personalmente e direttamente tutte le persone con la stessa efficacia. Ecco perché si rendono necessari supporti e strumenti che aiutino in tal senso”, afferma Davide Fabbreschi, Responsabile commerciale del Gruppo Fis-Antex, Area Centro-Sud.

 

Partire dal dato amministrativo
Come può dunque l’impresa conoscere le proprie risorse? “Potrà sembrare l’uovo di Colombo –commenta Fabbreschi– ma esistono degli indicatori chiave, a supporto delle direzioni aziendali e del processo decisionale, che partono già solo dalla gestione del dato amministrativo. Il dato è conoscenza, e quindi patrimonio fondamentale per la gestione. Siamo partiti proprio da qui, dalla gestione del dato amministrativo, per poter implementare soluzioni Hrm e Budget del personale all’avanguardia, integrando le nostre competenze specialistiche con partner tecnologici d’eccezione, uno tra tutti Oracle. Una piattaforma integrata Hr (Antexweb), usufruibile in modalità cloud computing, a supporto delle direzioni aziendali per una più approfondita e immediata conoscenza del proprio capitale umano, in grado di rispondere con prontezza e completezza anche alle più minuziose esigenze di carattere conoscitivo-organizzativo: storico del dipendente, retribuzione adeguata al ruolo e alle responsabilità rivestite, possibilità di affidargli responsabilità crescenti, curve/benchmark di mercato, dati di assenteismo, carichi di lavoro e del centro di costo in cui opera, performance, valutazioni, formazione. Il dipendente è messo nelle condizioni di poter operare al meglio? Gli strumenti aziendali di benefit & compensation sono adeguati? Esiste il rischio di eventuali vertenze? Il numero delle risorse operanti nelle diverse funzioni è in grado di far fronte alle domande di mercato (è sovradimensionato/sottodimensionato)? Siamo in grado di gestire eventuali picchi o un’eventuale ripresa? Quanto un eventuale piano di increase/incentivi impatta sul conto economico? Quanto un eventuale piano di riorganizzazione interna può impattare sul business dell’impresa, come, e in quali aree? Chiaramente per far tutto questo non si può improvvisare. Bisogna conoscere approfonditamente ogni minimo aspetto della compliance organizzativa e di processo Hr: tutto questo è frutto dei 50 anni di esperienza maturati da Antex nel settore delle risorse umane”.

 

Le fondamenta: l’amministrazione del personale
Amministrazione del personaleL’amministrazione del personale è un passo fondamentale per la gestione della conoscenza e quindi delle risorse: è uno dei mattoni con cui viene costruita la casa. “Le aree spaziano dall’anagrafica del dipendente nella fase di recruiting, sino alle presenze, alla gestione amministrativa del payroll e della contabilità, per passare alla gestione del capitale umano attraverso le nostre soluzioni Hrm e Budgeting: tutto questo in un’unica piattaforma web based (Antexweb) pensata in logica assolutamente integrata. L’intera piattaforma può essere fruibile direttamente dal cliente, o gestita in logica di servizio dai nostri professionisti e consulenti, in grado di poter supportare e accompagnare l’impresa in tutte le fasi del processo amministrativo, conoscitivo e gestionale” spiega Fabbreschi. Attraverso la piattaforma web integrata Antexweb, il cliente può accedere all’intera offerta dei servizi proposti da Antex: Payroll, Presenze, Note Spese, Portale Azienda, Portale del Dipendente, Archiviazione Documentale, Reportistica Direzionale, Rapporto di Lavoro, Lordo Netto, Costo del Lavoro & Budget, Hrm, Antexnews ecc.

 

La funzione Hr dedita ad aspetti gestionali e organizzativi
“C’è una forte interattività con il nostro Portale –aggiunge Fabbreschi– già dall’utilizzo dei servizi della piattaforma payroll. Un esempio tra tutti: i dipendenti dell’azienda possono accedere direttamente alla piattaforma Antexweb. Parliamo dunque di un servizio-beneficio diretto al dipendente, non più costretto a recarsi presso la funzione Risorse umane per qualsiasi richiesta e alleggerendone al contempo il carico di lavoro da una serie di incombenze e adempimenti quotidiani. Mediante le nostre soluzioni employee self service i dipendenti possono accedere ai propri cedolini/Cud archiviati elettronicamente; mediante il workflow autorizzativo possono inserire i propri giustificativi di assenza chiedendone l’autorizzazione, le proprie note spese e i carichi familiari, la variazione delle proprie coordinate bancarie o di residenza, verificare le proprie valutazioni. La stessa funzione Hr, alleggerita, può destinare le proprie energie ad aspetti di carattere gestionale-organizzativo fruendo delle nostre soluzioni di Budgeting e Hrm. Per quanto riguarda Antex, i nostri professionisti, grazie ai cinquant’anni di esperienza e credibilità conquistati sul campo, sono a disposizione dell’impresa per supportarla e consigliarla sia nelle diverse fasi consulenziali, progettuali, esecutive in termini di analisi delle specificità aziendali e del fabbisogno interno, sia di engineering del processo alla luce delle esigenze riscontrate, nelle fasi implementative e operative (esecuzione di uno specifico servizio per singoli livelli di servizio), sino a poter giungere a un completo outsourcing di processo o della funzione, qualora richiesto dal cliente. I vantaggi per la direzione del personale sono numerosi. Ottimizzazione dei processi. Certezza ed immediatezza del dato. Abbattimento delle inefficienze, delle ridondanze e dei disallineamenti informativi e dei costi indiretti, spesso intangibili ma consistenti. Completezza dell’informazione e del patrimonio conoscitivo. Approfondita conoscenza del proprio capitale umano. Accelerazione delle fasi decisionali. Ottimizzazione del clima aziendale. Sviluppo e retention dei talenti. Abbattimento dei rischi da contenzioso e dei costi complessivi. Abbattimento del turnover, delle percentuali di assenteismo e del rischio di perdita, in caso di turnover, del know how acquisito dalle proprie risorse con diretto impatto sul business. Aumento della produttività e delle vendite. Maggior lucidità nella individuazione delle figure chiave nelle fasi cruciali di change management”.

 

Supporto alla gestione delle persone
L’ordinaria amministrazione del personale (dati anagrafici, paghe e contributi, gestione assenze ecc.) è oggi giustamente ritenuta essenziale da ogni azienda, ma anche la comunicazione interna e le attività di gestione Hr quali la selezione, la valutazione delle performance, lo sviluppo professionale stanno diventando altrettanto essenziali, tanto da cambiare le priorità dell’agenda dei direttori Hr. Un’organizzazione funziona al meglio quando le informazioni sono facilmente reperibili e affidabili. In particolare la disponibilità di dati Hr sempre aggiornati consente di migliorare l’efficienza delle attività operative di gestione del personale e, di conseguenza, permette di focalizzarsi su attività più strategiche a supporto del business. Cezanne Software realizza da diversi anni soluzioni per la gestione delle risorse umane e del talento che coprono tutti i principali processi Hr, dalla gestione dei dati sui dipendenti alla valutazione delle performance e degli obiettivi. Si tratta di soluzioni molto innovative che consentono ai responsabili Hr di definire e supportare al meglio i processi di gestione delle persone, aspetto sempre più fondamentale per garantire all’intera organizzazione informazioni e risorse adeguate al raggiungimento dei risultati di business.

 Amministrazione del personale 2

Condividere informazioni e documenti
Come afferma Carlo Ugdulena, Ceo di Cezanne Software, “parlando di comunicazione interna, ad esempio, si va affermando, a nostro avviso, una nuova cultura organizzativa che, in parte alimentata anche dalla diffusione dei social network, si fonda su nuovi valori di trasparenza, partecipazione e collaborazione. La condivisione di informazioni e di documenti attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie è ritenuta una pratica consolidata nei modelli di comportamento individuali, ma che, una volta introdotta nella vita aziendale e, in particolare, in ambito Hr, deve essere opportunamente regolata. Le soluzioni di Cezanne Software mettono a disposizione delle direzioni Hr strumenti utili per gestire la comunicazione e per diffondere, meglio e più rapidamente, informazioni all’interno dell’organizzazione”. Funzionalità come il self-service o il portale Hr delle soluzioni Cezanne sono progettate per consentire l’utilizzo diffuso dell’applicazione: i dipendenti non solo possono aggiornare i propri dati personali o compilare un piano ferie, ma possono anche postare documenti sulla bacheca aziendale e partecipare a conversazioni online utili al proprio lavoro. 

 

Ottimizzare le attività della funzione Hr

Carlo Ugdulena
Carlo Ugdulena
Ceo
Cezanne Software

“Se spostiamo l’attenzione sul coinvolgimento di dipendenti e manager di linea –aggiunge Ugdulena– l’adozione di applicazioni collaborative ottimizza le attività della funzione Hr, consentendo di dedicare maggior attenzione a pratiche più strategiche, come la valutazione delle performance e lo sviluppo professionale. Parliamo, ovviamente, di processi chiave volti a migliorare i risultati aziendali, ma che hanno come presupposto la conoscenza approfondita delle persone in azienda e il loro contributo reale o atteso all’organizzazione, in termini di competenze detenute, attività svolte e obiettivi raggiunti”. Su queste aree, la nuova Dashboard 2.0 è l’ultima novità della soluzione di Cezanne Software. Si tratta di un cruscotto interattivo e personalizzabile che aggrega dati su qualifica, retribuzione e performance dei dipendenti in widget dinamici (grafici di sintesi rappresentati con istogrammi, diagrammi e matrici che permettono approfondimenti sino al livello del singolo dipendente). Attraverso le sue due componenti principali (i Key Performance Indicators e il Talent Panel, un quadro di indicatori con alert colorati), la dashboard consente di avere sempre aggiornata una fotografia dell’andamento dei processi legati alla gestione del talento, eventuali aree di miglioramento e discrasie tra livelli retributivi e performance dei dipendenti. La disponibilità di dati aggregati, provenienti da diverse aree funzionali, in un unico quadro riassuntivo è un elemento conoscitivo necessario per definire interventi formativi, retributivi e di struttura più opportuni per allineare le persone e l’organizzazione agli obiettivi di business.

 

Conoscere le persone: informazioni qualitative e quantitative
Come sottolinea Nicola Uva, Business development director di Adp, per conoscere un dipendente occorre mettere insieme informazioni composte sia di elementi oggettivi e quantitativi sia soggettivi e qualitativi. “Mentre è abbastanza semplice raccogliere e gestire le informazioni quantitative e oggettive –dice Uva– è molto più complesso raccogliere quelle qualitative e soggettive (come ad esempio il livello di collaborazione coi colleghi che, oltre a costituire un elemento qualitativo, è anche soggettivo poiché per definirlo è necessario affidarsi al giudizio di altri) che rendono necessario il ricorso a metodologie che cercano di ridurre al minimo la soggettività. Normalmente i vendor che forniscono questo tipo di servizi alle aziende supportano entrambe le aree. Alla base di tutto vi sono le informazioni anagrafiche estese, ad esempio sul domicilio, sui familiari; informazioni di tipo storico –scolarizzazione, eventuali percorsi formativi seguiti all’esterno dell’azienda, esperienze di lavoro precedenti, ossia il curriculum vitae, molto importante per l’azienda–. A questo segue un curriculum interno all’azienda, che descrive quali posizioni ha ricoperto, che ruoli ha svolto all’interno dell’azienda stessa”.

 

Conoscere le persone: il ruolo della valutazione
Il risultato della valutazione di una persona da parte dell’azienda negli anni è una parte del processo di conoscenza di quella persona. “È importante raccogliere tutte le informazioni su passato, presente e futuro –in gergo: potenziale– di una persona per collocarla nella posizione più adatta al profilo ideale, oppure identificare un percorso di formazione che renda quella persona adatta a ricoprire quel ruolo. Per poter pianificare il futuro –continua Uva– è fondamentale completare il profilo di una persona attraverso alcuni strumenti quali la valutazione delle competenze: l’azienda identifica le competenze chiave per la strategia che persegue e per una certa posizione e valuta la persona rispetto al profilo atteso. Questa valutazione è molto importante perché in questo modo l’azienda riesce a definire un percorso di crescita atto a colmare il gap di competenze. La valutazione delle competenze, quindi, è uno strumento chiave per identificare i gap e pianificare il futuro di una persona e dell’azienda stessa. Gli strumenti di valutazione sono molteplici, ad esempio nella valutazione a 360 gradi la stessa persona viene valutata da uno o più colleghi pari livello, dal capo, da un sottoposto e magari da un cliente: più attori-valutatori con ruoli differenti valutano la persona, al fine di ridurre al minimo il grado di soggettività che una singola valutazione –magari solo quella del capo– può dare. Altre metodologie prevedono il confronto di valutazioni di persone che ricoprono lo stesso ruolo da parte di capi diversi, per eliminare i picchi di valutazione ed elementi di estremismo”.

 

Conoscere le persone: piani di Successione e Carriera
Il piano di successione è un altro processo chiave per pianificare il futuro: si identificano le posizioni chiave e si descrivono quali sono le persone candidate a sostituire gli attuali occupanti di quella posizione. In questo modo un’azienda forma i manager del futuro e non si trova impreparata a improvvise uscite su posizioni chiave. Il piano di carriera è un processo che si associa al precedente e permette di identificare qual è il percorso di carriera (orrizzontale o verticale) che una persona deve fare, con quali step e tempistiche. “Ho citato alcuni dei processi più classici che permettono all’azienda di ottenere una fotografia ‘dinamica’ della persona. I sistemi informativi moderni –come quelli forniti da Adp– oltre a garantire una gestione delle informazioni sopra indicate e il supporto ai processi per la raccolta, il mantenimento e l’evoluzione di tali informazioni, forniscono strumenti di aiuto alla pianificazione, e alla presa di decisioni” aggiunge Uva.

 

Partecipazione attiva del dipendente

Nicola Uva
Nicola Uva
Business development director
Adp Italia

Nella costruzione di questo patrimonio di informazioni sulla persona, questa che ruolo ha? Le metodologie e gli strumenti sono molto diversi e variano da azienda ad azienda. Ci sono aziende che coinvolgono poco le persone nella raccolta di queste informazioni: il processo risulta in questi casi per lo più top-down. Le aziende che invece partono da processi bottom-up coinvolgono molto le persone, che hanno ruoli attivi nella fornitura e nell’aggiornamento continuo del proprio cv; nei sistemi di valutazione e nell’autovalutazione – che in molte aziende è un passo della valutazione complessiva; nella definizione degli obiettivi che, proposti dalla persona, vengono poi concordati; nella definizione dei percorsi di carriera – quali sono i desiderata della persona, cosa vorrebbe fare; nella definizione dei piani di successione – quali sono le posizioni in cui la persona può dare un contributo attivo. “Coinvolgere le persone attivamente e delegare loro l’aggiornamento di queste informazioni su passato e presente –afferma Uva– è sicuramente più efficace rispetto all’azione intermediaria della direzione del personale. Il coinvolgimento della persona nella definizione del suo futuro rende più semplice capirne i desiderata e cercare un accordo o soluzioni che la soddisfino. Oggi la maggior parte delle aziende sta andando nella direzione di una disintermediazione: si cerca di eliminare l’intermediario –tipicamente il capo della persona oppure la direzione del personale– e di ridurre al minimo l’influenza della figura dell’intermediario facendo in modo che la persona partecipi attivamente ai processi di collezione delle informazioni che la riguardano”.

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La frontiera mobile
“Quando ci si rivolge all’utente finale (in questo caso il dipendente), l’usabilità –quella che in gergo si chiama “User Experience” o Ergonomia– è fondamentale. Il modo di approcciare l’applicazione deve essere bello, piacevole, ‘giocoso’. Oggi nello sviluppo di un servizio o un’applicazione per un utente finale –prosegue Uva– la parte relativa all’interfaccia pesa il 70-80% rispetto alle funzioni messe a disposizione: è molto più importante, quindi, come è disegnata l’interfaccia, l’ergonomia e in che modo l’applicazione dialoga col dipendente rispetto al contenuto informativo. Guardiamo ad esempio come sono diverse tra loro le applicazioni native disegnate per IOS o per Android rispetto alla stessa applicazione su web: le apps sono pensate per quel tipo di dispositivo e sono quindi molto più asciutte e intuitive, hanno meno parametri, tasti più grandi, una navigazione che deve fare i conti con il touch e con la possibilità di scorrere orizzontalmente, di sfogliare. È un modo completamente diverso di concepire le soluzioni: l’interfaccia mobile va infatti completamente riscritta. Adp va in questa direzione: sistemi semplici per raccogliere informazioni. I dipendenti sono abituati a utilizzare strumenti più innovativi rispetto a quelli che l’azienda, nella media italiana, mette solitamente a disposizione. Ecco perché la frontiera su cui si sta spingendo Adp è quella del mobile: cioè mettere a disposizione queste funzioni su applicativi mobili. L’obiettivo di Adp è far sì che le persone possano utilizzare anche sugli strumenti aziendali le stesse metafore e le stesse interfacce adottate fuori dal contesto lavorativo”.

 

Abbattere le barriere con il mobile
Conoscere le persone coinvolgendole è più semplice; se le persone non vengono coinvolte, le informazioni risultano di seconda mano e il grado di soggettività è maggiore. Per conoscere bene le persone è importante dunque coinvolgerle in questa raccolta di informazioni. “Abbiamo sperimentato –conclude Uva– che quando un’azienda adotta un nuovo processo e vi coinvolge direttamente i dipendenti, si registra un fortissimo grado di resistenza al cambiamento. I dipendenti vedono un aggravio di lavoro (fornire informazioni in più) e hanno paura che queste informazioni possano essere gestite in modo non corretto. In più, interfacce e strumenti classici sicuramente non agevolano il suo coinvolgimento. La soluzione mobile ha il vantaggio di essere più intuitiva e semplice da utilizzare e quindi riduce la resistenza al cambiamento; inoltre il dipendente la può utilizzare ovunque si trovi. Le direzioni Hr che adottano soluzioni mobile a supporto di processi per raccogliere informazioni sulle persone sono molto più facilitate rispetto a quelle che utilizzano ancora interfacce classiche perché si abbatte enormemente la barriera dei dipendenti verso questo tipo di processo”. 

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