La rubrica “Management Tip of the Day” dell’Harvard Business Review è sempre un’ottima lettura. L’articolo di questa mattina annunciava: “Rinuncia alla posta elettronica“. “Proprio così, smetti di controllare la posta elettronica. Elimina l’indirizzo e-mail dal tuo biglietto da visita e dal sito web e incoraggia i tuoi interlocutori a chiamarti al telefono “.

Ora, visto che siamo regolarmente sepolti da montagne di e-mail (per lo più irrilevanti), bisogna dire che questa asserzione risulta alquanto accattivante, anche se un po’ radicale. Provate ad immaginare un giorno in cui poter iniziare il proprio lavoro senza doversi prima far strada attraverso un casella di posta traboccante.

Niente più annunci impersonali rivolti a tutta l’azienda, né e-mail di risposta ricevute perchè uno dei tanti destinatari in copia. Niente più tempo perso per dare risposte a richieste di informazioni facilmente reperibili con un minimo di buona volontà. Fine alla posta indesiderata e alla marea di newsletter che non ricordi neanche di aver sottoscritto.
Dietro questo suggerimento piuttosto estremo si cela un messaggio fondato. Naturalmente, l’e-mail ha la sua importanza, ma non c’è dubbio che, se irrompe in modo incontrollato, diventa un impaccio allo svolgimento di qualsiasi altra attività. Buona parte del problema è dovuto al fatto che si tratta dello strumento di comunicazione cui tutti noi ci rivolgiamo quando abbiamo qualcosa da dire, spesso senza nemmeno pensare se si tratti del mezzo più appropriato per raggiungere il nostro obiettivo o adatto per trasferire quel determinato messaggio.

Quindi, in un mondo senza email (o almeno senza così tante e-mail), quali potrebbero essere le modalità di comunicazione alternative?

1. Usare il telefono: sì, davvero. Oggigiorno passiamo tanto di quel tempo a scrivere email / SMS / messaggi istantanei che sembra ci faccia quasi paura parlare alla gente. Il semplice atto di prendere in mano il telefono e parlare con tre persone diverse ogni giorno può determinare una notevole differenza nel modo di fare business. È un ottimo modo per ricordare alla gente che esisti, per spingerli a fare un ordine, prendere una decisione oppure ottenere una risposta immediata ad una domanda che, altrimenti, potrebbe rimanere irrisolta per mesi nella casella postale. Allora, chi è nell’elenco delle persone da chiamare oggi?

2. Inviare SMS e Messaggi istantanei: l’uso degli SMS è indicato quando vuoi essere breve e diretto. ‘Hai tempo per un rapido incontro questo pomeriggio?’, ‘Quando ti sarà possibile guardare il rapporto? ‘, e altre domande simili che servono solo per mantenere vivo il contatto. È un mezzo di comunicazione efficace anche per persone estremamente impegnate, che non hanno il tempo di leggere “montagne” di posta. Ci sono colleghi che raramente rispondono ad un’email, ma replicano quasi istantaneamente a un sms. Il segreto è scoprire chi, nel tuo team o nella rete più ampia di contatti, preferisce rispondere a sms o a messaggi istantanei e, di conseguenza, adattare il tuo modo di comunicare.

3. Accedere a piattaforme sociali interne: un numero crescente di aziende è ormai giunta alla consapevolezza che l’utilizzo interno dei social network può facilitare la comunicazione e aiutare le persone a collaborare in modo più efficiente. Queste piattaforme social (come ad esempio il Portale risorse umane integrato nella soluzione HR di Cezanne OnDemand) offrono alle persone un ambiente virtuale in cui collaborare e condividere idee e informazioni. Contribuiscono a velocizzare la realizzazione di progetti condivisi e a rendere per i dipendenti più facile individuare gli interlocutori più adatti a rispondere alle proprie domande. Le piattaforme social interne, inoltre, contribuiscono a rendere il “confronto” un processo continuo a cui tutti possono partecipare, piuttosto che un evento occasionale, aperto solo a pochi eletti.

4. Parlarsi via Skype: abbiamo avuto tutti esperienza di casi in cui nel tentativo di risolvere un problema si finisce in uno scambio continuo e ricorsivo di email senza mai riuscire a tirare una conclusione. Nel mondo ideale, le persone si riunirebbero attorno ad un tavolo per venirne fuori. Ma quando questo non è possibile, Skype (o strumenti simili di ‘conference call’) può essere un’ottima alternativa. Ognuno ha la possibilità di dire la propria, c’è meno rischio di fraintendimenti dovuti all’interpretazione sbagliata del tono di una e-mail ed è molto più facile trovare un accordo e risolvere la questione una volta per tutte.

5. Comunicare su un Blog: se, per il tuo lavoro, hai bisogno di comunicare con un gran numero di persone, un blog può essere un ottimo modo per tenere tutti aggiornati. È meno formale di una e-mail, si può rendere graficamente piacevole e, se si trova il giusto tono, può essere un’efficace opportunità per coinvolgere le persone e coltivare il loro interesse per ciò che stai facendo. Si tratta di un ottimo modo per costruire una comunità intorno a te ed al tuo business, ottenere sia feedback sul tuo lavoro, sia nuove idee con le quali rinnovare il tuo modo di agire e di pensare.

Cosa ne pensate? Nella vostra azienda si fa un gran uso della posta elettronica, trovate che sia impossibile vivere senza?

Articolo di Erika Lucas del 25 Aprile 2013; tradotto a cura di Cezanne HR

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