Un ufficio digitale per gestire le persone. Quando la tecnologia è al servizio dell’HR

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Intervista a Mariluce Geremia, HR Manager e Vice Presidente di Colorificio San Marco
di Dario Colombo

Fare innovazione nella gestione delle Risorse Umane significa facilitare la vita (almeno quella aziendale) delle persone: la tecnologia è lo strumento che permette di liberarci delle attività di routine consentendoci di porre attenzione a ciò che le macchine (ancora) non sono in grado di fare. Gestire oltre 250 dipendenti sparsi in tutto il mondo in solo tre persone è allora una sfida possibile se ci si affida a una piattaforma digitale. Che fornisce servizi e snellisce i processi.

Può una Direzione delle Risorse Umane composta da appena tre persone essere in grado di gestire oltre 250 dipendenti? Sì, se al suo fianco c’è la tecnologia.
In tempi in cui non si fa altro che parlare di digital transformation e di Industry 4.0, esistono aziende che la loro rivoluzione industriale l’hanno già realizzata, pur senza coinvolgere innovazioni all’ultimo grido come l’Internet of Things: è il caso di Colorificio San Marco, capogruppo del San Marco Group, leader nella produzione e commercializzazione di pitture e vernici per l’edilizia professionale in Italia che conta nove siti produttivi-commerciali in 85 Paesi e un portafoglio di sette marchi. L’organizzazione, per volere della HR Manager e Vice Presidente Mariluce Geremia, si è dotata di un portale online –battezzato “Ufficio web”– che in breve tempo è diventato la bussola della gestione del personale.
Nato per “snellire tutta la burocrazia interna legata all’HR”, è oggi uno strumento indispensabile per l’azienda e la sua popolazione: “Quando ho iniziato a occuparmi del personale in azienda”, ricorda Geremia, “mi sono accorta che venivano svolte attività di routine che potevano essere delegate alla tecnologia; per questo ho cercato il modo affinché l’ufficio si potesse dedicare a tutto ciò che può portare valore aggiunto all’organizzazione”. Nei fatti l’ufficio della Direzione del Personale era costretto a gestire, per esempio, tutti i permessi –ferie, trasferte, ecc.– attraverso documenti cartacei. Che moltiplicati per tutti i dipendenti trasformavano l’attività in una vera e propria sfida. Ecco perché all’HR Manager e Vice Presidente di Colorificio San Marco è venuta l’idea di lanciare il progetto dell’Ufficio web, affidandosi al consulente della gestione in outsourcing delle paghe, in grado di offrire servizi a 360 gradi in ambito RisorseUmane. In pratica, il consulente ha fornito i tecnici informatici e tutto il know how per creare la piattaforma e Geremia ha curato l’aspetto creativo per snellire tutti i processi desiderati.
“Siamo partiti offrendo ai collaboratori il servizio completo delle buste paga; poi abbiamo inserito tutta la parte di gestione di ferie, permessi e trasferte”, ricorda l’HR Manager e Vice Presidente dell’azienda. Così addio alla carta e spazio alla gestione online che non ha facilitato solo le attività dell’ufficio del Personale: “Da quel momento tutti i responsabili hanno potuto gestire le richieste dei loro collaboratori anche da remoto, senza dover firmare i fogli come in passato. E poi il processo digitale ha facilitato tutta la procedura, risolvendo la nostra problematica”.

 

Calcolatrice per i vantaggi del secondo welfare
Una volta scoperte le potenzialità dell’Ufficio web, però, l’HR di Colorificio San Marco ha iniziato a valutarne lo sviluppo: la piattaforma consentiva di ampliare i servizi e così Geremia ha potuto integrare l’offerta, sempre coadiuvata dal fornitore. E il primo vero ampliamento non poteva che riguardare il welfare aziendale, tema caro alle organizzazioni più all’avanguardia.
“Tre anni fa abbiamo elaborato il nostro piano e ho preteso che fosse integrato nello stesso portale per non creare disagi, ma proprio per aiutare tutti i dipendenti così che, con una sola username e password, possono collegarsi ai servizi previsti”, argomenta la manager. Infatti, ai collaboratori di Colorificio San Marco basta un clic per avere accesso, oltre alla busta paga e alle varie richieste di permesso e a tutti i documenti utili (dal Cud fino al menù della mensa aziendale passando dagli orari dell’ufficio e dagli accordi sindacali), a tutte le proposte in ambito di welfare aziendale utilizzando qualsiasi device. Proprio grazie all’Ufficio web, questi ultimi progetti hanno ottenuto un “ottimo successo”. Anche se qualche ostacolo, almeno all’inizio, non è mancato.
“Di certo la scelta di implementare i servizi offerti dalla piattaforma poco per volta ha permesso a praticamente tutta la popolazione aziendale di entrare in confidenza con lo strumento digitale”, spiega Geremia. Che poi puntualizza: “Purtroppo, però, non è stato facile spiegare le potenzialità dei servizi di secondo welfare”. Perché il nodo restava quello di illustrare ai dipendenti la differenza tra il pagamento diretto di un servizio e il vantaggio dell’utilizzo dello stesso mediato dall’azienda.
Ecco quindi che sulla piattaforma è stata creata la Welfare Calculator, una calcolatrice in grado di calcolare rapidamente, rispetto ai dati inseriti dai collaboratori, il risparmio generato dal welfare aziendale. “Per far capire il valore del servizio abbiamo ideato questo strumento che svela l’incidenza del cuneo fiscale sui soldi che finiscono in busta paga. Basti pensare che sull’imponibile di 25mila euro lordi annui e una spesa di 1.500 euro per l’asilo nido, si può ottenere un risparmio fino a 200 euro che sarebbero stati trattenuti se quei soldi fossero stati dati direttamente al dipendente; l’azienda, infatti, paga il fornitore scelto dal collaboratore il quale gode del servizio senza incrementare l’imponibile e quindi rischiare una maggiore tassazione”, argomenta la HR Manager e Vice Presidente di Colorificio San Marco. Tutto chiaro, almeno a parole.
Ma, come spiega Geremia, non per tutta l’organizzazione. Per questo, oltre a “parecchi incontri” cui hanno partecipato anche “specialisti esterni che legittimassero il progetto”, è stata fatta un’importante campagna di comunicazione proprio sull’Ufficio web. Che, di certo, funziona di gran lunga meglio delle vecchie bacheche su cui un tempo anche nel Colorificio San Marco erano appesi i messaggi, pure quelli più importanti. “Poi certo, c’è sempre chi vuole fare resistenza alle novità, ma almeno noi abbiamo fornito tutti gli strumenti per essere informati”, puntualizza la manager. D’altra parte, sull’Ufficio web era stata pubblicata una frase di Bob Proctor, maestro di prosperità e consapevolezza spirituale, secondo cui “il cambiamento è inevitabile, la crescita personale è una scelta” (l’aforisma cambia in continuazione). E chi è cambiato, oggi fa largo uso dei vantaggi del welfare aziendale: in testa ci sono i servizi alla famiglia, seguiti da quelli per il tempo libero (viaggi, abbonamenti a teatro e cinema) e dall’integrazione dei fondi pensionistici o della polizza sanitaria.

Formazione e mappatura delle competenze
L’inserimento dei servizi di welfare sulla piattaforma, tuttavia, è solo uno dei tasselli con cui nell’azienda vogliono ampliare l’Ufficio web. Che già è un concentrato di informazioni alla portata di tutti: si veda il caso del Welcome book, uno strumento che riunisce tutti i documenti utili per conoscere l’organizzazione, dedicato ai nuovi assunti. Ne esiste anche una versione cartacea, ma quella digitale è alla portata di clic di ogni risorsa che può così integrarsi rapidamente.
Il vero sviluppo, come racconta Geremia, riguarda la formazione e la mappatura delle competenze. Per il primo aspetto, si tratta di lanciare progetti di “eLearning, soprattutto in ambito sicurezza, ma non solo”: “L’obiettivo è evitare di radunare le persone più volte l’anno per seguire i corsi; con la piattaforma è possibileseguire la formazione online direttamente dalla propria postazione”. Poi c’è la mappatura delle competenze, tema caro alla manager: “L’obiettivo è creare un curriculum vitae di ogni collaboratore che sia visibile, oltre che alla risorsa, anche dall’ufficio del Personale; il dipendente può aggiornare la scheda e, in base alle modifiche, l’HR è in grado di fare delle valutazioni e impostare anche piani di crescita di carriera”, spiega Geremia.
Infatti, non è un mistero che le Risorse Umane restino allo scuro di molte competenze delle persone dell’azienda, soprattutto di quelle maturate durante la vita lavorativa. Ne sanno qualcosa anche nel Colorificio San Marco dove, ammette la HR Manager e Vice Presidente, hanno scoperto che come nel “back office Italia ci fossero importanti competenze linguistiche” che potrebbero essere utilizzate anche per la gestione dei clienti stranieri. “In futuro vogliamo strutturare dei piani di valutazione di hard e soft skill per ampliare la responsabilità di ogni persona”, dice la manager. Che aggiunge: “Purtroppo non tutti pensano che un corso di lingue oppure chi trascorre le ferie all’estero a perfezionarsi possa essere utile per l’azienda; ecco perché l’Ufficio web, facilitando lo scambio di informazioni, può consentirci di scoprire i talenti nascosti”.
Tra i progetti futuri c’è anche quello di un “calendario condiviso tra l’ufficio tecnico e quello commerciale”, per condividere dati di business. E l’ufficio HR sta valutando come –e se– implementare anche questa novità.

Gli automatismi alla tecnologia
In Colorificio San Marco, quindi, i primi a essere soddisfatti dell’Ufficio web sono stati i dipendenti. Ma anche la Direzione del Personale ha di che essere felice, visto che, nonostante la crescita in termini di dipendenti e fatturato dell’azienda, le risorse dell’ufficio sono rimaste le stesse di quando circolavano i permessi cartacei: “Abbiamo conservato la gestione delle attività di maggior valore”, racconta Geremia, “dimenticando tutto ciò che aveva a che fare con la burocrazia, che ora è delegato all’automatismo della tecnologia; inoltre abbiamo potuto accrescere la nostra professionalità verso impieghi a valore aggiunto”.
Poi c’è la soddisfazione del successo del piano di comunicazione, visto che “le informazioni sono arrivate, chiare e semplici, a tutti”, attraverso un solo strumento. Ma le sfide non sono finite: “L’obiettivo è continuare a innovare, anche se è sempre più difficile perché dobbiamo trovare nuovi strumenti e servizi da offrire”, ammette la HR Manager e Vice Presidente. Chissà che qualche suggerimento non arrivi proprio dalla piattaforma: in fondo i sondaggi –altra componente dell’applicazione tecnologica introdotta per conoscere più a fondo desideri e opinioni di tutti i dipendenti del gruppo– potrebbero sempre offrire qualche proposta innovativa… 

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