Crown World Mobility ha recentemente pubblicato un white paper che riguarda i traslochi di gruppo dei dipendenti. I trasferimenti di gruppo sono in aumento in un mondo segnato da sconvolgimenti politici ed economici e rappresentano una sfida notevole per chi si occupa di risorse umane e per il settore della mobilità globale.
Crown World Mobility, occupandosi della gestione dei talenti in azienda a livello internazionale, indica come far sì che i trasferimenti di gruppo siano un successo.

Dalla Brexit del Regno Unito al nuovo Presidente degli Stati Uniti, dalle imminenti elezioni in Italia e in Germania alle relazioni tese con la Russia, fino al nuovo orientamento del potere in Turchia, il 2017 si sta delineando come uno degli anni essenziali per la transizione economica e politica. Per il settore della mobilità globale, tutti questi cambiamenti si traducono nel fatto che alcune aziende iniziano a prendere in considerazione di trasferirsi, per necessità o per scelta.

Abbiamo già visto degli istituti finanziari lasciare il Regno Unito; aziende cercare spese generali più contenute al di fuori dell’Unione europea e società alla ricerca di nuove roccaforti nei Paesi emergenti.  Qualunque sia la ragione alla base dello spostamento, i trasferimenti di gruppo sono particolarmente impegnativi per le Risorse Umane e gli addetti alla mobilità globale, che devono occuparsi dell’organizzazione e dell’assistenza necessarie. Questo genere di trasferimenti è molto diverso da quelli attuati per far espatriare degli assegnatari con contratti a breve termine. È necessario tenere in considerazione le esigenze aziendali e individuali nonché le dinamiche di gruppo.

Inoltre, il modo in cui si genera un trasferimento di gruppo può influenzare la pianificazione e la relativa implementazione. Per esempio, un trasferimento di gruppo dovuto alla chiusura di uno stabilimento necessita di programmi di assistenza diversi rispetto a uno legato al trasloco della sede aziendale principale.
Anche la gestione del calo dei dipendenti è essenziale e può avere un impatto significativo sul raggiungimento degli obiettivi del trasferimento. Il gruppo che abbandona l’azienda può comprendere coloro cui non è stato proposto il trasferimento e coloro che scelgono di non trasferirsi e ai quali l’azienda chiede di rimanere per un determinato periodo di tempo. È quindi evidente che si tratta di un ambiente più complesso per la pianificazione e l’implementazione rispetto a quanto accade per la mobilità ‘normale’.

Le insidie dei trasferimenti di gruppo

Nessuno desidera iniziare il resoconto di un trasferimento di gruppo con un elenco delle cose che sarebbe stato opportuno fare per raggiungere gli obiettivi legati al trasferimento: “Se solo avessimo saputo di dover fare questo…”. Di seguito le ‘insidie’ più comuni.

Tempistiche: i preparativi vanno attuati molto prima rispetto a quanto accade solitamente per la mobilità tradizionale dei dipendenti. Sfortunatamente però accade spesso di sentire dei Direttori della mobilità che stanno annunciando un trasferimento di gruppo per il mese successivo e desiderano sapere se c’è qualcosa di particolare che devono fare per assicurare che tutto proceda per il meglio.

Politiche: dare per scontato che le politiche esistenti saranno usate per il trasferimento di gruppo, senza considerare l’eventuale necessità di un’assistenza diversa o supplementare, è un altro dei tranelli più comuni. Proprio come le politiche di mobilità sono definite per raggiungere determinati obiettivi aziendali, anche le misure per i trasferimenti internazionali devono essere confezionate su misura in base ai risultati desiderati.

Ricerca/reclutamento di personale: spesso i team delle Risorse umane e per la mobilità non hanno personale sufficiente per supportare un trasferimento di gruppo, caratterizzato da un lasso temporale esteso e particolarmente intenso. Meglio quindi rivolgersi al di fuori dell’organizzazione per un’assistenza nella ricerca e nel reclutamento del personale.

Scorciatoie: alcune aziende pensano di poter mettere in atto un trasferimento di gruppo senza tutti gli extra che comporta, per esempio evitando gli eventi organizzati, e sono convinte che internet annulli l’esigenza di questo genere di supporto. Al contrario, senza una guida, le persone seguono la propria strada e potrebbero non ottenere le informazioni e le prospettive di cui hanno bisogno.

Pianificazione interfunzionale: le situazioni aziendali che necessitano di un trasferimento di gruppo spesso vengono mantenute segrete dalla dirigenza; in questo modo, le persone che potrebbero fornire delle idee per garantire il successo di un trasferimento, vengono coinvolte solo quando è troppo tardi. È necessario coinvolgere prima possibile un team variegato di esperti che rappresentino tutti i settori aziendali interessati (risorse umane, gestione degli stabilimenti, benefit e ovviamente la mobilità dei dipendenti).

Come evitare le insidie del trasferimento

Alcuni suggerimenti per evitare le insidie dei trasferimenti di gruppo appena elencate.

Pianificare in anticipo: in linea di principio, la pianificazione dovrebbe cominciare quando l’azienda inizia ad analizzare la situazione che potrebbe sfociare in un trasferimento di gruppo. Le Risorse Umane, allertate in merito alla possibilità del trasloco di uno stabilimento, di un ufficio o della sede principale oppure riguardo all’avvio di una nuova sede, devono iniziare a valutare in dettaglio i parametri di un trasferimento di gruppo e a considerare i costi. Ci sono costi legati all’eliminazione di determinate posizioni, altri collegati ai programmi necessari per mantenere i talenti nel luogo di origine, come pure per trasferire i dipendenti.

Sviluppare politiche specifiche per i trasferimenti di gruppo: nell’approccio è fondamentale considerare i bisogni dei dipendenti per i quali la decisione di trasferirsi equivale alla scelta fra mantenere o perdere il lavoro, piuttosto che accettare un’offerta o rimanere nella propria posizione attuale. Le famiglie che, a causa di fattori personali complessi, non avevamo mai preso in considerazione un trasferimento, possono avere bisogno di servizi che solitamente non vengono proposti, come per esempio un’assistenza speciale nell’educazione, un supporto prolungato per i membri della famiglia oppure maggiore assistenza per l’impiego del coniuge. Può essere necessario attuare diversi programmi di vendita di immobili per far fronte al grande numero di case che saranno disponibili in contemporanea sul mercato. La proroga degli alloggi temporanei, le differenze dei costi della vita e speciali esigenze di finanziamento, sono elementi comuni di una politica di trasferimento di gruppo.

Pianificazione della comunicazione: una buona strategia di comunicazione affronta tutti gli aspetti del trasferimento, ognuno nel momento più opportuno. Tale strategia dovrebbe essere pronta prima dell’annuncio del trasferimento. 

Implementazione delle attività di supporto alla decisione di trasferimento: viaggi organizzati nella nuova location, incontri con i rappresentanti di zona locali, consulenze in merito a interventi e tempistiche e una stanza delle risorse – reale o virtuale – dovrebbero essere attivi quando viene annunciato il trasferimento. 

Definizione di un efficace piano di mantenimento: esso deve essere attuato per supportare non solo quelli che si trasferiscono, ma anche quelli che non vogliono spostarsi e sono necessari in azienda durante la transizione. 

Budget: i costi di un trasferimento di gruppo per le Risorse Umane possono essere notevoli, siano essi per la ricollocazione, la gestione del calo dei dipendenti o per la continuità aziendale. Definire a priori un budget consente di mantenere l’attività in linea con le previsioni. 

Trovare i partner giusti: molti aspetti di un trasferimento di gruppo necessitano di competenze specifiche ed è importante organizzare un’assistenza adeguata. I fornitori di servizi nei luoghi di destinazione, gli esperti del settore immobiliare, i consulenti per i trasferimenti di gruppo e le aziende che gestiscono i ricollocamenti possono essere d’aiuto. 

Preparazione dei manager: i manager sono in prima linea nella comunicazione di un trasferimento di gruppo. Quando viene annunciato un trasferimento, i dipendenti si rivolgono poi ai loro manager per ricevere direttive e opinioni. Preparare i manager a rivestire questo ruolo è essenziale e la questione diventa particolarmente impegnativa quando anche i manager stanno considerando a loro volta il proprio trasferimento.

La preparazione dei manager comprende:

• indirizzare attraverso i cambiamenti;
• fare chiarezza sugli obiettivi e le tempistiche;
• comprendere quali servizi saranno disponibili e per chi;
• stabilire le prospettive di potenziali cali di produttività dopo l’annuncio;
• definire il ruolo del manager negli obiettivi di reclutamento e mantenimento dei lavoratori;
• conoscenza della nuova location;
• il trasferimento del manager stesso, se pertinente.

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