Il Disegno di legge che include anche lo Smart working o lavoro agile è stato approvato. L’aggiunta di “anche” è d’obbligo, perché nel provvedimento sono state indicate sia “le misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” sia “le misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale”. In sintesi: maggiori tutele per i lavoratori autonomi e possibilità di lavorare da remoto per quelli subordinati. Come funziona la nuova legge? La normativa sullo Smart working fissa con chiarezza le nuove regole per la prestazione in modalità ‘agile’ con l’obiettivo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione vita-lavoro, ma senza creare una nuova tipologia contrattuale. Il focus, infatti, è sulla modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che deve avvenire in parte all’interno dell’azienda e in parte all’esterno, senza una postazione fissa ed entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale (i limiti sono stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva). La legge –e questa è una delle novità– impone l’obbligo di un “accordo scritto” da firmare all’inizio del rapporto di lavoro oppure durante il contratto: l’intesa prevede l’individuazione dei tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione dalle tecnologie.

La scelta di svolgere il lavoro agile non è tuttavia definitiva: si può risolvere l’accordo in modo unilaterale da entrambe le parti (basta un preavviso). Secondo la normativa, poi, il trattamento economico e normativo del lavoratore smart non può essere inferiore a quello complessivamente applicato ai colleghi che svolgono le stesse mansioni all’interno dell’azienda. Le riduzioni di compenso sono ammesse solo a fronte di accordi che prevedano la riduzione dell’orario di impiego (per esempio passaggio da full time a part time). La norma prevede, inoltre, che il datore di lavoro consegni allo smart worker un’informativa scritta contenente i rischi generali e specifici collegati alla nuova modalità di lavoro, con il rispetto del diritto del lavoratore alla tutela contro infortuni e malattie professionali.

Salute e sicurezza, alcuni dubbi da risolvere

Tuttavia sull’aspetto di salute e sicurezza il Legislatore non ha fatto opportuna chiarezza, tanto che in molti hanno chiesto chiarimenti, perché c’è il rischio di andare incontro a una nuova responsabilità oggettiva. Eppure, secondo Maurizio Del Conte, Presidente di Anpal, l’Agenzia nazionale per le politiche attive del lavoro, il problema è superato dalla normativa sul telelavoro: “Su salute e sicurezza, il datore di lavoro può riferirsi alla normativa dell’Inail che prevede una copertura assicurativa anche per il lavoro da remoto, in qualsiasi luogo esso venga svolto, non solo dal proprio domicilio. La norma, infatti, prevede che l’unico requisito sia la connessione con l’attività da svolgere. Valgono, poi, le regole che devono essere declinate caso per caso, perché il datore di lavoro non risponde in merito alla sicurezza del luogo scelto dal dipendente, ma degli specifici rischi connessi alla prestazione”. Quindi ‘tanto rumore per nulla?’ “A mio avviso, il tema fondamentale non è la sicurezza, ma il cambiamento culturale. Si pensi, infatti, che l’Inail non ha previsto un premio assicurativo maggiorato per le prestazioni da remoto perché ritiene che lavorare da casa sia più sicuro che lavorare in azienda, per esempio a causa degli spostamenti”.

Sugli aspetti legati a salute e sicurezza, Paola Salazar, avvocato esperto di lavoro, durante uno dei seminari organizzati da Este sul tema dello Smart working, ha evidenziato però quanto già con il telelavoro proprio la responsabilità in materia di sicurezza sia stato uno degli ostacoli più grandi. In particolare, l’esperta ha fatto riferimento alla circolare diffusa dall’Inail che ha dettato le linee guida affinché il domicilio scelto dai lavoratori in modalità telelavoro possa essere considerato idoneo a svolgere le proprie mansioni (“Disciplina del telelavoro dal domicilio per il personale dell’Inail in attuazione del relativo Regolamento approvato con determinazione presidenziale n. 12/2015”). Si legge, infatti, nel documento: “Il lavoratore che intende effettuare prestazioni di telelavoro domiciliare deve disporre di un ambiente di lavoro conforme alla normativa in materia di utenze domestiche e di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché a quanto indicato nell’allegato XXXIV del D.lgs. n. 81/2008 e s.m.i. L’ambiente di lavoro dovrà, pertanto, avere i seguenti requisiti: abitabilità; locale di superficie e volume adeguati per la postazione di telelavoro; impianti elettrici, di riscaldamento o condizionamento a norma; certificazione impianti; condizioni ambientali idonee in termini di illuminazione, microclima, rumore e più in generale in termini di esposizione ad agenti chimici, fisici e biologici”. Secondo Salazar, così come già avviene, sarà affidato all’applicazione pratica della nuova norma il compito di aprire la strada a un modo innovativo di lavorare, in sicurezza, superando le difficoltà strutturali della disciplina del telelavoro.

Smart working in base al ruolo e al merito

Tra le aziende che hanno anticipato la legge, c’è anche Esprinet, azienda con sede a Vimercate, in provincia di Monza-Brianza, attiva nel settore della distribuzione B2B di prodotti IT in Italia e Spagna, che ha individuato dei criteri per stabilire chi può diventare smart worker: può infatti adottare la modalità del lavoro agile solo il personale con più di 12 mesi di anzianità di servizio in azienda, che ha performato in maniera positiva e che è idoneo in base al ruolo. Cresciuta grazie alle acquisizioni anche all’estero, con un fatturato di oltre 3 miliardi, nel nostro Paese Esprinet ha 838 dipendenti e ha recentemente introdotto lo Smart working su base volontaria, cui hanno aderito già in 428, ossia il 76% dei 561 dipendenti considerati idonei, come spiega Ettore Sorace, HR Manager delle società italiane del Gruppo Esprinet: “In poche settimane abbiamo avuto un numero di adesioni altissimo, segno evidente che abbiamo risposto positivamente all’esigenza di coniugare maggiormente i tempi della vita con quelli lavorativi”. Il progetto pilota durerà sei mesi, di pari passo con le sessioni formative: “Per diffondere la cultura della responsabilizzazione, abbiamo coinvolto sia i dipendenti che hanno aderito volontariamente sia i manager, perché a loro è richiesto il cambiamento più grande dal momento che devono imparare a fidarsi maggiormente del proprio team e a lasciare margini di autonomia”. Per un intero giorno a settimana, quindi, gli smart worker potranno lavorare al di fuori della sede di lavoro: “Ai dipendenti sono stati dati gli strumenti necessari per lavorare da remoto, come i notebook, il telefono e l’accesso ai server aziendali. La formazione per loro è improntata soprattutto sulla sicurezza. Possono scegliere come postazione qualsiasi luogo purché sia privato, in modo da salvaguardare non solo la salute, ma anche la diffusione impropria dei dati aziendali”. Lo Smart working in Esprinet, quindi, è sinonimo di cambiamento culturale: “È una grande innovazione a livello organizzativo, attuata perché una migliore gestione del tempo porta a una maggior responsabilizzazione sui propri obiettivi e contribuisce al raggiungimento di risultati eccellenti, oltre a benefici sull’impatto ambientale. Alla base di tutto ci sono tre pilastri: la fiducia, la responsabilità e la collaborazione”.

Dare alle persone ciò che vogliono garantisce la produttività
Accesso a tutti i documenti da remoto. Assenza di un ufficio fisico. Condizioni contrattuali ad hoc per i consulenti. Su questi pillar Scotwork Italia gestisce il proprio business assicurando alte prestazioni di produttività. Non è un caso che l’azienda –parte di una multinazionale nata in Scozia nel 1975, presente in 40 Paesi e in Italia dal 2011– abbia fatto segnare importanti crescite negli ultimi due anni. Proponendo un approccio manageriale pratico e olistico alla negoziazione che si basa sul metodo Scotwork, l’organizzazione ha visto crescere il suo giro d’affari del 35% nel 2016 e lo stesso risultato è atteso per il 2017.

“Sono risultati molto importanti per un’azienda che ha iniziato il proprio percorso nel mezzo della crisi”, spiega Stefano Beretta, CEO di Scotwork Italia, precisando come la “flessibilità nel dare risposte alle esigenze dei clienti” sia il ‘segreto’ strategico che guida l’impresa. Ed è proprio sposando questa strategia, che è stato deciso di affidarsi a una struttura etichettabile come “Smart working”, già presente nel Dna di Scotwork, con una casa madre cui fanno riferimento gli “imprenditori locali”: “Il modello molto flessibile si ritrova nell’organizzazione della corporate che ha una relazione diretta con le filiali locali; per questo circa due volte all’anno è programmato un incontro tra i diversi Responsabili di Paese per essere allineati rispetto ai nuovi prodotti formativi e alle strategie di marketing collegate”, continua il manager. “L’assenza di una sede consente di aumentare l’efficienza e la vicinanza con il cliente che può rivolgersi ai riferimenti locali di Scotwork, con forti ripercussioni sull’ottimizzazione di tempo e di costo dei vari progetti”, illustra Beretta. Questo però non avviene a scapito della produttività, perché “ogni collaboratore ha costante accesso alla documentazione attraverso un tool”: una strategia resa possibile “dall’approccio on the cloud” dell’azienda. Inoltre, l’organizzazione basata sullo Smart working è resa possibile dalla condivisione delle condizioni contrattuali: “Ogni anno sono riviste le policy, perché se da una parte cambia il budget, dall’altra evolvono anche le necessità delle persone”, spiega il CEO di Scotwork Italia. Che non dimentica come “l’ultima negoziazione” sia durata “due giorni”: “Per noi è ‘facile’, perché conosciamo lo strumento; inoltre ogni anno penso a che cosa possa far star meglio le nostre persone”. Non a caso le aziende si rivolgono a Scotwork quando hanno obiettivi come il miglioramento della profittabilità delle vendite e degli acquisti, la gestione di un negoziato in emergenza, la modifica delle condizioni contrattuali e sindacali. “Il nostro approccio è così efficace perché fornisce un metodo che si basa sull’osservazione sperimentale delle negoziazioni, iniziata nel 1975”, precisa Beretta. “È principalmente un approccio pratico-esperienziale, attraverso l’esercitazione continua in negoziazioni reali”. Sullo Smart working, il manager spiega che si tratta di “offrire alle persone ciò che vogliono; per questo è necessario un cambio culturale di mentalità”. E infatti, “in Italia le richieste maggiori di negoziazione interna riguardano la gestione del personale”, argomenta Beretta, sottolineando come il business dell’azienda si divida per il 45% nell’ambito commerciale e per il 55% in quello degli acquisti. “Il nostro servizio di consulenza è effettuato da Trainer Scotwork certificati, che seguono un percorso formativo di due anni che prevede anche prove di conoscenza linguistica perché eroghiamo formazione in Italia in madrelingua, in inglese, francese, spagnolo e tedesco”, continua il manager, evidenziando come “i trainer esperti di negoziazione sono manager che provengono dal mondo dell’Industria e della Finanza, che conoscono i principi alla base di ogni business e questo consente loro di integrare le conoscenze acquisite nel lavoro di tutti i giorni con le best practice negoziali”. Alla Direzione HR, Scotwork propone percorsi “per la negoziazione dei conflitti” e “formazione per conquistare empowerment nei confronti delle altre funzioni aziendali”, utile, quest’ultimo aspetto, per “negoziare le risorse al proprio interno”. Per attuare una strategia di Smart working di successo, tuttavia, è necessaria la “misurazione delle performance”, come chiarisce Beretta: “Per noi significa valutare la prestazione rispetto al commitment, ma anche rispetto alla qualità”. Inoltre, per ‘ascoltare’ le proprie persone, Scotwork Italia si è dotata di un “portale” per raccogliere le “richieste” dei collaboratori: “Le informazioni sono inviate al management che è costantemente aggiornato e che può stabilire la procedura per ‘correggere’ o ‘migliorare’ i diversi aspetti emersi”.
Tempi, tecnologie e spazi: aumentare il senso di libertà

Flessibilità e partecipazione appaiono un binomio vincente nel caso di Leroy Merlin, azienda della Distribuzione Moderna specializzata in soluzioni per la casa. La totalità della popolazione aziendale (circa 6mila collaboratori) è stata coinvolta nel progetto Vision, con l’obiettivo di descrivere la strategia Leroy Merlin nei prossimi 10 anni. “È emerso come elemento ricorrente in ambito HR l’introduzione di modalità di lavoro flessibile e collaborativo”, dichiara Cristian Arcari, HR Manager di Leroy Merlin. Il progetto Vision è stato quindi il punto di partenza per la prossima attuazione dello Smart working, almeno per la sede di Milano. Sono stati individuati tre pilastri fondamentali: tempi, tecnologie e spazi. “Il primo passaggio è stato abbattere le barriere temporali. La flessibilità oraria classica di 45 minuti c’era già: sono stati completamente eliminati gli orari di lavoro”, dichiara Arcari. “Gli unici vincoli che ci siamo dati riguardano di fatto l’apertura del palazzo dove si trova la nostra sede. Dalle 7 alle 21, ogni dipendente può scegliere liberamente quando lavorare per garantire il proprio monte ore settimanale, distribuito su cinque o sei giorni lavorativi”, articola l’HR Manager di Leroy Merlin. Tuttavia, per consentire il funzionamento del lavoro di squadra, c’è stato il bisogno di creare delle buone prassi manageriali all’interno della flessibilità. Entrando nel dettaglio, Arcari spiega: “Tramite un approccio partecipativo, ogni team ha presentato delle proposte al proprio manager, proponendo le attività di gruppo in cui si lavora insieme ed è quindi necessaria la presenza di tutti”. Simili pratiche hanno migliorato la percezione del senso di team aziendale ed è aumentata l’efficienza del lavoro. “In molti casi è cambiato notevolmente il senso di libertà, con una conseguente riduzione dello stress. Il nostro progetto si fonda sulla fiducia e responsabilizzazione”, chiarisce l’HR Manager di Leroy Merlin. Il secondo step ha riguardato l’adozione delle tecnologie abilitanti. “È stata necessaria una totale rivoluzione del layout aziendale: i computer sono stati sostituiti dai portatili, i telefoni fissi dai cellulari. Stiamo adottando anche tecnologie cloud per aumentare la condivisione, il lavoro a progetto e la messa in circolo delle conoscenze. Siamo in un processo di digitalizzazione globale” prosegue Arcari. “Persino gli uffici sono stati ripensati, partendo da progetti di co-design, che hanno visto le persone disegnare la planimetria degli spazi sulla base delle proprie attività aziendali. Sono così scomparse le scrivanie personali a favore di tavoli condivisi e sono state create aree flessibili e phone boot insonorizzate”. Conclude il manager: “Prevediamo di completare l’introduzione dello Smart working nei prossimi mesi, con la regolamentazione del lavoro da remoto. Grazie all’attuazione di premesse incentrate su responsabilità e fiducia, stimiamo che la conclusione del processo possa avvenire in modo quasi automatico, per merito del tempo che abbiamo dedicato a porne le premesse”.

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