Ottimizzare le attività, liberare tempo: talenti per la strategia

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SPECIALE OUTSOURCING

di Michela Vitale

In questo momento storico ogni funzione aziendale è chiamata a reagire e trovare soluzioni rapide. Tanti gli strumenti e servizi che agevolano il difficile compito, cui i responsabili Hr sono oggi chiamati: gestire le persone, corpo e anima delle organizzazioni, nella loro sfera professionale bilanciata inevitabilmente a quella personale. Qual è lo scenario dei servizi di outsourcing? Con quale logica sono scelti e quale l’impatto sull’organizzazione?

Ci siamo confrontati con alcuni direttori del personale per cogliere strumenti, attività, obiettivi raggiunti e nuove sfide per il futuro nell’ottica di valorizzare le proprie persone ottimizzando modi e tempi per liberare tempo prezioso per la strategia.

Ottimizzare il tempo dell’Hr

Manuel Modolo, direttore risorse umane Gruppo VEGA
Manuel Modolo, direttore risorse umane Gruppo VEGA

Manuel Modolo, direttore risorse umane del Gruppo VEGA, ci racconta il valore dell’outsourcing che permette di ottimizzare le attività di amministrazione del personale: “Utilizziamo il servizio della società Intelco per quanto riguarda il pacchetto di attività di gestione delle risorse umane in termini di presenze, elaborazione cedolini e contabilità. Il Gruppo Vega, da diversi anni, sceglie di affidare questi servizi in terziarizzazione nell’ottica di ottimizzare i tempi e quindi il lavoro delle persone della funzione Hr affinché siano più flessibili e possano dedicarsi ad attività più strategiche per l’azienda.
Una società specializzata nella gestione amministrativa degli adempimenti per il personale grazie al know-how acquisito e a un’elevata tecnologia consente l’elaborazione rapida di cedolini a prescindere dal loro numero.
Esternalizzare l’amministrazione del personale porta con sé un valore importante: sfruttare i prerequisiti di specializzazione delle società che hanno una conoscenza approfondita delle complesse normative rispetto a una materia delicata e in continua evoluzione, per poter ridurre i margini di errore e ottimizzare il tempo dell’ufficio del personale. Inoltre, è molto importante anche il prodotto informatico: lo strumento deve essere ben strutturato, intuitivo, sicuro e stabile. Al di là del cedolino, un output fondamentale è la gestione dei costi del personale: i dati arrivano già strutturati dall’esterno , senza dispendio di tabelle e calcoli al nostro interno. Per un’azienda come la nostra, con una gestione del personale complessa basata su oltre 40 sedi dislocate a livello nazionale, questo ha permesso di liberare tempo all’ufficio Hr e allineare le attività agli obiettivi aziendali. Un altro vantaggio ottenuto è il costo informatico interno azzerato: non abbiamo sistemi dedicati e personale con competenze informatico-amministrative sul personale. Inoltre manteniamo così anche i più alti standard di privacy dei dati delle persone. Attualmente è in fase di studio il modulo di gestione delle risorse umane che sarà in modalità cloud: amplieremo il pacchetto appoggiandoci alla struttura informatica del fornitore. Il vantaggio è che tutte le informazioni pertinenti delle risorse umane saranno tracciate e archiviate.
Gestiremo, ad esempio, visite mediche, scadenziario, curricula, i percorsi delle risorse a partire dalla selezione, assunzione, benefits ecc. in modo integrato senza perdite di tempo o, peggio, di dati sensibili rispetto a informazioni dislocate in più sistemi informatici che non comunicano tra loro. Gestire il personale in questo senso significa poter avere una visione chiara, sicura e veloce di ogni dato in un’unica piattaforma, soprattutto nell’ottica anche di condividere con il management o con i dipendenti stessi informazioni corrette e aggiornate, oltre a poter prendere eventuali decisioni in linea con le strategie aziendali rispetto a dati oggettivi”.

Hr decentrata: ottimizzare con automatismi e controlli incrociati

Nadia Gentilini responsabile amministrazione risorse umane Leroy Merlin
Nadia Gentilini responsabile amministrazione risorse umane Leroy Merlin

Nadia Gentilini, responsabile amministrazione risorse umane di Leroy Merlin, ci spiega quali servizi di outsourcing utilizzano quali i vantaggi ottenuti: “Sono diversi i servizi di outsourcing che utilizziamo in Leroy Merlin, nella quasi totalità di ADP. Siamo partiti nel gennaio 2009 con l’implementazione di payroll, il servizio web che consente di gestire il processo di gestione delle paghe, ottimizzando i processi amministrativi relativi al controllo e alla verifica dei dati. Successivamente abbiamo sviluppato ulteriori implementazioni:

  • Multidocs per la gestione on line degli elaborati post payroll sia individuali che collettivi, mensili e annuali. Grazie a questo servizio, nel 2012, abbiamo attivato il cedolino online per tutti i nostri 5.700 collaboratori;
  • Multiservice per la gestione rapida e personalizzata delle dichiarazioni richieste dalla normativa, F24, Uniemens;
  • Infobudget per la rendicontazione dei costi del personale, previsionali e consuntivi;
  • Resources Vision, servizio gestionale con cui ADP ha realizzato un nuovo modulo Valadeo personalizzato sulla nostra realtà, che ci permette di amministrare via web l’azionariato diffuso che coinvolge tutti i collaboratori.

Nel 2008 Leroy Merlin ha scelto ADP poiché ha individuato una realtà capace di accompagnare la nostra azienda nel percorso di sviluppo e crescita, attraverso processi adeguati e flessibili. Quando siamo partiti con il progetto, il gruppo in Italia era costituito da 4 società con circa 4.500 collaboratori; oggi siamo quasi 9.000 con una società del gruppo in forte crescita.
Si comprende bene, dunque, quale fosse la necessità di affidarsi a un partner in grado di cogliere le esigenze organizzative e di efficienza dei processi interni, non solo relativo alla gestione dei payroll ma anche delle risorse umane, oggi funzione strategica dell’azienda in quanto promotrice del suo sviluppo ed è al contempo a esso funzionale. Avendo un’organizzazione Hr decentrata a livello di singolo punto vendita, avevamo bisogno di implementare una serie di automatismi e controlli incrociati per garantire la correttezza dei dati e l’applicazione delle regole di politiche sociali e politiche retributive condivise, sviluppando successivamente nuovi servizi. Siamo stati così in grado di informatizzare molti dei processi precedentemente condotti in modo tradizionale, aiutandoci così a impiegare le risorse nelle attività core dell’azienda. Ne è un esempio l’implementazione di Valadeo per l’amministrazione dell’azionariato diffuso.
Il precedente processo veniva gestito manualmente: calcoli per la determinazione delle azioni da assegnare ai singoli collaboratori, distribuzione dei moduli ai negozi, consegna manuale ai collaboratori per la firma e restituzione dei modelli firmati alla sede per l’archivio. Ora questa attività è stata sostituita da un sistema informatico via web che non solo fa risparmiare tempo ma che ci permette di intervenire in tempo reale in caso di errori o anomalie, limitando eventuali disagi per i collaboratori. Questo ci permette anche di avere un contatto continuo e una relazione sempre più stretta con i nostri ‘clienti interni’ che sono tutti i nostri collaboratori, i quali attraverso l’accesso web al portale, sono in grado di recuperare i loro documenti in qualsiasi momento e per qualsiasi esigenza (in ufficio, da casa, in vacanza, ecc.). L’unica soluzione –conclude Nadia Gentilini− che a oggi non abbiamo implementato con ADP è il servizio ‘time’, per la gestione delle presenze e assenze”.

Flessibilità e disponibilità per razionalizzare i processi interni

Fabio Bernardi Human Resources Director Ottica Avanzi
Fabio Bernardi Human Resources Director Ottica Avanzi

Fabio Bernardi, Human Resources Director di Ottica Avanzi, azienda di prodotti ottici con 170 punti vendita sul territorio nazionale, descrive i punti chiave della scelta di affidare a Zeta Serivice attività a minor valore aggiunto legate alla gestione del personale. “Zeta Service ha realizzato per noi una soluzione modulata alle nostre esigenze e grazie al supporto tecnologico innovativo e ella flessibilità della sua organizzazione è diventato sempre più un partner in grado di affiancarci in ogni richiesta legata al cambiamento ed alla crescita aziendale.
Per questo motivo, nel corso degli anni, abbiamo deciso di affidare sempre più attività a Zeta Service come la totale gestione delle comunicazioni al centro per l’impiego attraverso il servizio delle pratiche amministrative, per continuare poi con il servizio paghe certificato che prevede, oltre all’elaborazione dei cedolini paga, con i dati che inseriamo nel portale Hr consultabile 24 ore su 24 ore con le informazioni relative a tutti i nostri dipendenti, il loro controllo e la loro certificazione.
Per ridurre i costi relativi al payroll, legati alla stampa e consegna degli elaborati paghe, abbiamo deciso di utilizzare il modulo employee self service, cioè un ambiente nel quale tutti i dipendenti −circa 920 dislocati tra la sede e i 170 punti vendita− possono visualizzare e stampare i cedolini paga, libro unico, CUD, ANF, ecc. Molto prezioso per noi sicuramente è il servizio di help desk, assistenza quotidiana fornita da consulenti del lavoro abilitati, su tutti gli adempimenti necessari a una corretta gestione normativa del personale e la produzione dei consuntivi per l’analisi degli scostamenti. Questi servizi ci hanno portato a una notevole riduzione dei costi, maggiore disponibilità di tempo per la gestione strategica del personale, efficienza nell’amministrazione del personale, riduzione drastica del margine di errore e ottimizzazione dei tempi necessari alla gestione mensile del payroll, liberandoci da attività a basso valore aggiunto.
Zeta Service è diventato quindi un vero partner strategico per il business aziendale. La logica con cui abbiamo scelto i servizi in outsourcing è derivata da un percorso compiuto insieme, venendoci incontro, rispetto alle specifiche esigenze di razionalizzazione di attività che ritardavano il corso dei processi interni, senza mai spaventarci davanti alle difficoltà che si presentavano durante il cammino. Abbiamo avuto bisogno di flessibilità e disponibilità e abbiamo sempre ricevuto da Zeta Service quanto ci aspettavamo, e forse di più. L’impatto sull’organizzazione è quindi positivo e di valore.
Tra i vantaggi ottenuti, grazie ai notevoli sviluppi di Zeta Service, in termini di ottimizzazione delle attività vorrei citare: in input facilitazione e velocizzazione nell’inserimento dei dati; in output precisione e puntualità nella presentazione degli elaborati sia ai dipendenti sia alla casa madre; maggiore tempo da dedicare al business e ad attività di impatto strategico per l’azienda; e, infine, velocizzazione delle attività. Prevediamo ulteriori implementazioni in futuro: sicuramente aggiungeremo servizi, resi necessari da esigenze di sviluppo aziendale, e possibili grazie agli sviluppi che ha compiuto il team di Zeta Service nel proporre una vasta gamma di servizi per le aziende. Ormai il rapporto con Zeta Service, oltre a essere di pluriennale durata, non è più di semplice collaborazione professionale ma si è via via trasformato in una vera e propria partnership.
Devo notare che il rapporto non si limita all’erogazione dei servizi ma abbiamo avuto la possibilità di conoscerci di persona: a volte è di fondamentale importanza approfondire la conoscenza delle persone dietro ai servizi. Credo che sia davvero nelle corde della Zeta Service superare le aspettative dei clienti. Nei prossimi anni avremo, come Ottica Avanzi, importanti sfide e cambiamenti: ci aspettiamo che Zeta Service ci supporti e accompagni con la consueta qualità”.

Concentrarsi sul proprio core business: unica via praticabile

Monica Gavina Finance & Administration Manager Solair
Monica Gavina Finance & Administration Manager Solair

Monica Gavina, Finance & Administration Manager di Solair, ci racconta il servizio di outsourcing con Cezanne onDemand: “Solair utilizza un solo servizio in outsourcing. Da un anno ha adottato il prodotto Cezanne onDemand per la gestione completa delle risorse umane con il quale possiamo condividere i dati personali, la fruizione delle assenze, le competenze e le performance review dei collaboratori. Fattori particolarmente importanti per una piccola impresa come la nostra, localizzata in Europa, India e Giappone.
Alla base della nostra scelta vi è una riflessione per noi naturale: liberarsi di alcune funzioni per puntare su attività in cui l’azienda si sente più forte e delegare a un valido fornitore esterno la gestione di attività non strategiche costituisce l’unica via concretamente praticabile per potersi concentrare sul core business. Come le grandi organizzazioni, anche le piccole e medie imprese hanno la necessità di massimizzare l’efficienza dei processi Hr, ma –spesso– non hanno le risorse adeguate per farlo.
Per essere competitive e assicurarsi una crescita costante, le piccole imprese devono poter organizzare i dati Hr, verificare le assenze, registrare le informazioni richieste dagli obblighi normativi, disporre dei dati completi e aggiornati dei dipendenti, sapere a chi riportano e quali sono le competenze di ciascuno. Affinché l’outsourcing si sviluppi occorre che siano soddisfatte almeno due condizioni: la presenza sul mercato di operatori professionali e specializzati e il superamento di remore psicologiche sulla sicurezza dei dati.
Possiamo dire che l’incontro con Cezanne sia stato particolarmente fortunato poiché i concetti alla base delle nostre filosofie aziendali sono gli stessi: tecnologia cloud e Software as a Service. Anche per ciò che riguarda la sicurezza dei dati le procedure di protezione messe in atto sono più che rassicuranti. Sul fronte dei vantaggi ottenuti l’introduzione del prodotto ha rappresentato un sistema concreto ed economico per una migliore gestione del personale: riduzione dei costi (meno sprechi e meno inefficienze, nessuna infrastruttura tecnologica, tutti i collaboratori worldwide inseriti nel sistema e con informazioni condivise, avvio e utilizzo del prodotto immediato), snellimento dei processi di gestione del personale attraverso −ad esempio− la modalità self-service con la quale i collaboratori possono modificare in piena autonomia i propri dati.
Inoltre, i responsabili hanno accesso a informazioni sempre aggiornate e complete sul proprio team e usufruiscono di una reportistica personalizzata molto utile. Sono solo alcuni dei vantaggi, cui si deve sommare un’interfaccia utente molto gradevole e accattivante. Prevediamo anche altre implementazioni, vorremmo dare maggiore impulso alla gestione della formazione e al modulo di valutazione performance, aspetti ai quali non abbiamo ancora dedicato il tempo necessario per poterli utilizzare al meglio”.

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