La conversazione in azienda

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Parlare di sé tra riunioni e colloqui – di Livio Macchioro – 

La leadership? E’ una conversazione. Prosegue la serie di post dedicati all’azienda collaborativa e al modo in cui percorsi dialogici modificano i processi funzionali e la leadership all’interno delle organizzazioni. La Harvard Business Review pubblica i risultati di una ricerca condotta per individuare un nuovo modello di leadership. Emerge la consapevolezza che l’approccio dirigista e top down sia ormai largamente superato. Tutti i managers cercano di sviluppare un approccio conversazionale all’interno della propria organizzazione come strumento di leadership.
Qual è il vantaggio principale che emerge da questa pratica definita ‘conversazione organizzativa’? Il modello conversazionale permette così alle aziende di coinvolgere e motivare maggiormente i propri collaboratori, di fare ricorso all’intelligenza collettiva, assicurare un maggiore allineamento strategico e sviluppare la flessibilità operativa. Quattro gli elementi chiave della conversazione organizzativa: intimità (ridurre le distanze), interattività (riconoscere l’importanza dell’ascolto), inclusione (far sentire tutti parte della stessa organizzazione e di un disegno comune) e intenzionalità (definire scopi condivisibili che contribuiscano a unire gli sforzi di tutti). (Alessandro Santambrogio −da flow, il blog di Liquid− posted on 28/05/2012)

La conversazione in azienda

Comunicazione e conversazione
Si parla molto di comunicazione in azienda, poco di ‘conversazione’: sono due aspetti diversi? Il tema ‘comunicazione’ è generalmente trattato in esclusivo riferimento all’efficacia dell’organizzazione e conseguente successo del business. La comunicazione è considerata un puro e semplice fattore di produzione. Cosa intendo −invece− per ‘conversazione’? Intendo il ‘parlare sincero e spontaneo riguardo alla vita personale, alle vicende del mondo o anche agli stessi problemi aziendali o professionali; insomma: un contenuto di comunicazione non strettamente implicato dalle esigenze ‘professionali’ del proprio lavoro, come può avvenire nel caso del cosìdetto small talking.

Alcune domande
Detto questo, sorgono alcune domande. 1) Lo small talking è direttamente connesso alla vita dell’organizzazione? Un reale scambio di ‘verità personale’ genera benessere organizzativo e, quindi, influisce positivamente sul business? 2) ‘Un tempo’, 10 o 20 anni fa, era diverso? 3) Gli svariati strumenti e luoghi escogitati dagli esperti di management per creare e favorire comunicazione in azienda sono realmente efficaci?

Luoghi e tempi della conversazione in azienda
Distinguiamo luoghi ‘istituzionali’ e luoghi ‘informali’. Luoghi istituzionali: quelli dove ‘si parla di lavoro’; in pratica, riunioni: riunioni con il capo, con colleghi, clienti, fornitori. Inserisco in quest’area (absit iniuria verbis) anche i mitici corsi di formazione che –nonostante le reiterate dichiarazioni di intenti– mi sembrano, nei fatti, il catalogo del ‘conformismo perfetto’, sia da parte dei docenti sia da parte dei discenti, anche se dovrebbero essere luoghi in cui viene facilitato, anzi, richiesto, un contributo di reale esperienza personale. Metto in questa sezione (purtroppo) anche le ‘assemblee dei lavoratori’ e i colloqui di ‘valutazione delle prestazioni’, laddove ancora esistono. I luoghi informali non sono molti: pause pranzo-caffè; occasionalmente, viaggi di lavoro con i colleghi o capi. C’è però una terza area: i luoghi che definirei ‘istituzional-informali’: conventions aziendali, cene sociali, momenti di auguri di fine anno… Aree ‘border’: molto pericolose perché, in queste sedi, si rischia di abbassare i freni inibitori e di scivolare in atteggiamenti e discorsi che si rischia di pagare caro –poi− quando si rientra nelle normali modalità dell’organizzazione. I tempi della conversazione. Coincidono con i luoghi, cronologicamente. È importante però anche cogliere o sfruttare −e magari anche cercare− il tempo propizio alla conversazione aperta e informale.

Lo small talking influisce sulla vita dell’organizzazione?
Ritengo che uno small talking ‘significativo’, nel quale ci si mette in gioco con la propria faccia, favorisca anche un rapporto professionale più efficace. Se io −nel parlare informale− non mi nascondo, mi apro, sono trasparente, mando all’interlocutore il messaggio che non intendo fregarlo nemmeno nelle questioni di lavoro. Rimane, probabilmente la diversità della situazione relazionale collega-collega e capo-dipendente. Probabilmente uno small talking ricco di significati tra capo e dipendente accresce l’impatto sul benessere organizzativo. Contenuti e finalità della conversazione. Riguardo allo small talking non bisogna essere ingenui: sappiamo bene che la conversazione informale può essere un potente strumento di manipolazione. Lo small talking va quindi maneggiato con attenzione: un conto è aprirsi, un altro rinunciare al controllo della situazione.

Gli strumenti a supporto della comunicazione interna sono efficaci?
Le scuole di management hanno creato una diversificata gamma di strumenti volti a favorire la comunicazione all’interno dell’organizzazione. Riguardo alle esperienze concrete nel campo disponiamo di una vastissima letteratura ‘di resoconto’, corredata da ‘testimonianze’ degli utenti: spesso, purtroppo, si tratta di contributi in qualche modo ‘orientati’ ad attestare il successo delle iniziative.

La situazione oggi
Ho l’impressione che la comunicazione in azienda corra –di fatto− su binari posti dal ‘sistema’. Metodi, processi e contenuti spesso seguono canoni conformistici e omologanti anche laddove l’azienda propone e favorisce luoghi di ‘libertà’ e creatività. La ‘conversazione aperta’ –in azienda– è rara. Nessuno –in genere− parla realmente di sé ed esprime liberamente il proprio pensiero: vi è paura a esporsi; ci si ripara dietro luoghi comuni e frasi di convenienza; riguardo a vicende ‘che colpiscono’ e contenuti ‘sensibili’ (religione, politica, morale) al massimo si citano affermazioni altrui, senza prendere chiare posizioni personali. Lo stesso vale per i commenti sulle decisioni e le scelte aziendali. Un possibile test della conversazione autentica é la discussione leale, nella quale ci si confronta anche energicamente, salvando, però, la positività del rapporto.

‘Una volta’ era diverso?
Difficile dirlo: la memoria tende a edulcorare e sopravvalutare i tempi in cui ‘eravamo giovani’. Anche qui, l’unica strada sarebbe trovare riscontri oggettivi. È probabile, tuttavia, che i ritmi di lavoro fossero effettivamente meno convulsi, la competizione sul luogo di lavoro fosse meno serrata, e che tutto questo favorisse una maggiore facilità nei rapporti interpersonali. Una volta forse era più facile che nascesse amicizia sul lavoro. Oggi i ritmi sono pressanti, le organizzazioni destrutturate e domina il sospetto. Ogni collega è un potenziale competitor.

Le implicazioni di internet
L’avvento di internet ha cambiato le modalità della comunicazione, anche in azienda. Come per tutti gli strumenti, conta comunque la modalità e le finalità con cui vengono utilizzati; internet riduce oggettivamente la comunicazione interpersonale ‘fisica’. Non credo sia solamente un aspetto quantitativo: si sta perdendo la capacità di ‘stare di fronte all’altro’. Vediamo tutti, ad esempio, come le e-mail vengano spesso utilizzate come scappatoia per evitare il ‘faccia a faccia’ e magari per passare ad altri qualche scomodo ‘cerino’.

Conclusioni
La ‘riservatezza’ e la dissimulazione nel ‘conversare’ con capi e colleghi generano una distanza che si ripercuote sull’efficacia delle relazioni lavorative. Se non ci diciamo nulla di noi stessi come facciamo a fidarci sul lavoro? Se io non sono veramente interessato all’umanità di chi mi sta di fronte, (conoscerlo, immedesimarsi nella sua storia, capire cosa può dare a me l’incontro con lui) difficilmente nascerà qualche opportunità. Cercherò solo il modo migliore di utilizzare l’interlocutore, oppure di non farmi fregare. Ha senso –alla fine− distinguere tra luoghi formali e informali? La questione risiede in noi stessi: se siamo ‘veri’ o ‘finti’, lo siamo inevitabilmente sia nei momenti formali sia in quelli ‘liberi’. Sta a noi decidere se metterci in gioco con libertà e assertività, a prescindere dal contesto formale-informale, dalla posizione gerarchica rispetto all’interlocutore e dal contenuto della conversazione. Condividere la vita dell’altro per condividerne il lavoro

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