Condividere conoscenze all’interno di un gruppo

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di Simone Ferrucci

In un gruppo di persone può esserci l’interesse di creare una base di conoscenza comune da cui i membri possano attingere. In questo lavoro verrà affrontata questa tematica prima sul piano teorico, riprendendo le considerazioni di Ikujiro Nonaka, successivamente verrà introdotta una tecnologia di supporto allo scopo di questo elaborato. La tecnologia proposta in questo lavoro è la codifica del dato attraverso xml.

La conoscenza nel gruppo
La creazione di nuova conoscenza passa per la rielaborazione dell’informazione accessibile. Un sistema che attinga da una gran quantità di dati può essere una grande risorsa. Un errore comune, avendo molti dati a disposizione, è scartare dai dati rilevati un’informazione già nota. La ridondanza, invece è un utile strumento per il perfezionamento del dato. Per molti anni l’analista informatico ha cercato di evitare la ridondanza, non considerando che una stessa storia può avere due punti di vista. Quando un gruppo di persone si scambia informazioni, non necessariamente attraverso un rapporto faccia a faccia, si tende a generare una comunità strutturata in maniera totalmente libera dove non esistono forti posizioni gerarchiche e dove il prestigio di un utente è dato dal suo contributo al gruppo. Il concetto di ‘comunità di pratica’1 sintetizza l’idea di un gruppo di persone che per vari motivi si trovano a svolgere un lavoro simile. La rete è piena di esempi che rappresentano queste realtà, basta soffermarsi su uno dei numerosi forum di settore. Il basso livello di gerarchizzazione, l’informazione libera e la collaborazione sono alcuni dei punti cardine di un’organizzazione flessibile che si adatta al cambiamento in maniera autonoma. Questo tipo di struttura è ottimale per la risoluzione dei problemi che possono presentarsi nello sviluppo di un progetto, poiché più elastica dei sistemi gerarchici che cercano solo di realizzare un sistema efficiente basandosi su degli schemi ben definiti a priori. Nelle piccole organizzazioni il problema della gerarchia è abbastanza ridotto, sono le grandi aziende che tendono a seguire un lungo percorso gerarchico per la risoluzione di un problema. Spesso risolvere un problema in una struttura molto complessa, come una grande azienda, diventa difficile e allora nasce la necessità di una piattaforma a disposizione dei dipendenti che faccia da filtro cosi da limitare il numero di problemi che richiedono un intervento dirigenziale. Uno stratagemma basato su questo sistema permette di recuperare alcuni vantaggi delle piccole realtà dando ai dipendenti una visione della situazione aziendale mediante l’accesso alle informazioni del proprio gruppo di lavoro. Il manager moderno dovrebbe cercare di sviluppare nuove forme di comunicazione tra i dipendenti utilizzando le nuove tecnologie e strutturare una base di informazione in grado di utilizzare la conoscenza prodotta. In quest’ottica le decisioni del gruppo non vengono prese solo dalla dirigenza, ma tengono conto anche dei feedback inviati dai dipendenti, che poi sono questi ad avere un rapporto diretto con il cliente.

La visione di Nonaka
Nonaka2, scrittore giapponese autore del libro The knowledge creating company è senza dubbio uno tra gli studiosi che più ha creduto nel concetto di ‘economia della conoscenza’, e ha contribuito moltissimo alla ricerca accademica in questo campo e alla sua concreta diffusione nei gruppi manageriali. Nonaka ha introdotto il concetto di conoscenza tacita in un’ottica aziendale, per lui infatti la conoscenza è prima di tutto un evento tacito, qualcosa di difficile espressione. Le sue considerazioni sull’argomento portano a vedere una possibilità di riempire il vuoto tra la conoscenza tacita e quella esplicita. Per tacita si intende quella conoscenza della persona che difficilmente può essere codificata e condivisa con gli altri. La conoscenza esplicita invece è la conoscenza che può essere formalizzata tramite un linguaggio.
Nonaka ha sviluppato un processo teorico per la creazione della conoscenza che parte dal confronto fra le persone e si sviluppa in quattro punti:

  • Socializzazione;
  • Esteriorizzazione;
  • Combinazione;
  • Interiorizzazione

La fase di socializzazione è un momento in cui le persone condividono la loro conoscenza frutto di esperienze empiriche. Questa conoscenza tacita che le persone possiedono si deve diffondere il più velocemente possibile all’interno del gruppo per massimizzarne i guadagni raggiungibili da essa. Nonaka afferma che l’attività di socializzazione tende ad accentuarsi quando è in corso lo sviluppo di nuovi prodotti oppure quando si collabora con persone esterne al nostro gruppo. In tali casi attraverso il lavoro frequente in comune è possibile assimilare nuove conoscenze e abilità. La condivisione della conoscenza posseduta dalla singola persona porta dei vantaggi non indifferenti per il gruppo. In primo luogo esisterà un minor rischio di perdere questa conoscenza in caso di allontanamento della persona, e in secondo luogo questo processo di condivisione può stimolare altri soggetti a fare altrettanto. Nella fase di esteriorizzazione le persone devono codificare le conoscenze secondo uno schema formale idoneo a gestire le elaborazioni successive. Nelle conoscenze del gruppo possono rientrare anche vecchi progetti sviluppati da utilizzare come punto di riferimento per lo sviluppo dei nuovi. Per la codifica della conoscenza in questo lavoro si propone di utilizzare il codice XML. L’XML è un linguaggio per la marcatura del testo e del dati in generale, è utilizzato moltissimo in informatica per rendere esplicita la semantica dell’informazione altrimenti impercettibile per il computer. L’XML nasce negli anni ’90 durante la famosa Guerra dei Browser, e fu sviluppato dal W3C3 per dare uno standard al linguaggio di marcatura da utilizzare nei siti web. L’XML ha il potenziale di poter essere utilizzato per qualsiasi tipo di informazione, i tag da utilizzare sono definiti in apposite grammatiche. Per codificare un testo, per esempio, è possibile utilizzare la codifica TEI4, oppure definire una propria grammatica. L’informazione codificata con il codice XML viene anche definita Semi-Strutturata e va a collocarsitra l’informazione non strutturata del testo libero e all’informazione strutturata dei database. Questo tipo di definizione è nota nei campi informatici come information retrieval5. Un gruppo che possiede dell’informazione codificata in codice XML può sviluppare un sistema di ricerca che interroghi questa informazione per tramutarla in conoscenza utile. Un sistema di questo genere permette una grande flessibilità rispetto a un sistema basato sui database. Con i database può essere codificata solo l’informazione che risponde a determinati schemi. Le tabelle del database sono fisse a differenza dell’XML che permette di scegliere cosa ci serve e cosa no. La grammatica XML può essere addirittura espansa, con l’aggiunta di nuovi elementi, senza perdere la compatibilità con il materiale prodotto con la versione precedente. Nella fase di combinazione Nonaka afferma che un sistema informativo ben strutturato, come quello ipotizzato nel paragrafo precedente, può permettere di utilizzare tutte le conoscenze per elaborare nuovi progetti, migliorie, nuove interpretazioni e una diffusione delle conoscenze su larga scala. Secondo Nonaka si attua la strategia del ‘sapere trasferibile’. Nella fase d’interiorizzazione Nonaka afferma che le conoscenze elaborate diventano patrimonio del gruppo affinché i vari membri del gruppo siano in grado di utilizzarle.

Spunti per un sistema
Condividere conoscenze all'interno di un gruppoCon la visione di Nonaka è possibile pensare un sistema che aiuti il gruppo nella condivisione dell’informazione. Per prima cosa è necessario fare in modo che i contenuti prodotti dal gruppo siano accessibili e ricercabili. Gli utenti possono utilizzare il codice XML per rendere nota l’informazione che il computer non riesce a carpire dal testo. Poniamo il caso che in tutti i documenti di un’azienda si etichettino i nomi e i ruoli delle persone citate, con l’informazione così strutturata sarebbe possibile realizzare una rete di relazione tra le persone in base al fatto se compaiono o meno negli stessi documenti. Esempio: i soggetti A e B sono ciati nell’ultimo verbale di riunione. Questo significa che esisterà una relazione tra le due persone. La codifica XML permette di utilizzare i dati per scopi diversi da quelli originali, questo è utile perché non è possibile conoscere a priori tutti i casi in cui un’informazione può tornare utile. L’XML a differenza del database non pone limiti a come un’informazione debba essere strutturata e archiviata. Come schema di codifica XML la grammatica TEI è ottima e permette di codificare uno spettro molto ampio di elementi. È possibile codificare sia la struttura del testo (paragrafi, Capitoli, ecc.), i nomi, i numeri e i luoghi. Qui è riportato un esempio reale di codifica TEI per una novella molto nota, Il canto di natale di Dickens: <div type=”Testo”> <p><persName>Marley</persName>, prima di tutto, era morto. Niente dubbio su questo. Il registro mortuario portava le firme del prete, del chierico, dell’appaltatore delle pompe funebri e della persona che aveva guidato il mortoro. <persName>Scrooge</ persName> vi aveva apposto la sua: e il nome di <persName>Scrooge</persName>, su qualunque fogliaccio fosse scritto, valeva tant’oro. Il vecchio <persName>Marley</persName> era proprio morto per quanto è morto, come diciamo noi, un chiodo di porta. </p> Si può notare che in questo testo sono codificati vari elementi come nomi di persona(<persName>) e paragrafi (<p>). La codifica XML qui proposta è abbastanza banale ma un utente può espanderla seguendo la documentazione della grammatica TEI che mette a disposizione una grande quantità di elementi. Lo scegliere cosa codificare dipende dagli obbiettivi di un progetto, ma come già detto non sarà possibile prevedere tutti i casi in cui una data informazione tornerà utile. Obiettivo di questo lavoro era introdurre una possibile soluzione al problema del condividere la conoscenza all’interno di un gruppo rendendola ricercabile attraverso un motore di ricerca basato sui tag XML. Il lettore interessato ad approfondire questi temi può consultare le linee guida della codifica TEI rintracciabili sul sito dell’associazione www.tei-c.org.  

Bibliografia
Lou Burnard, Fabio Ciotti, Simone Albonico; Il manual TEI LITE. Introduzione alla codifica dei testi letterari; Edizioni Sylvestre Bonnard; Nonaka Ikujiro, Takeuchi Hirotaka; The Knowledgecreating company. Creare le dinamiche per l’innovazione; Guerini e Associati, 1997 

 

1 http://it.wikipedia.org/wiki/Comunit%C3%A0_di_pratica

2 http://en.wikipedia.org/wiki/Ikujiro_Nonaka

3 http://www.w3.org/

4 http://www.tei-c.org/index.xml

5 http://it.wikipedia.org/wiki/Information_retrieval

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